Inventarisasi logistik merupakan kegiatan untuk memperoleh data atas seluruh logistik yang dimiliki atau dikuasai atau diurus oleh organisasi, baik yang diperoleh dari usaha pembuatan sendiri, pembelian, pertukaran, hadiah, maupun hibah, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasinya, jumlah, sumber; waktu pengadaan, harga, tempat,dan kondisi serta perubahan-perubahan yang terjadi guna mendukung proses pengendalian dan pengawasan logistik serta mendukung efektivitas dan efisiensi dalam upaya pencapaian tujuan organisasi (Dwiantara & Sumarto, 2005)
http://bahankuliahkesehatan.blogspot.com/
Pengelolaan barang inventaris rumah sakit adalah suatu tatanan yang harus tertib administrasi yang bertujuan untuk penghematan keuangan, penghitungan kekayaan dan mutu pengendalian rumah sakit yang meliputi: perencanaan dan penentuan kebutuhan, penganggaran, pengadaan, penyimpanan dan penyaluran, penggunaan dan pemeliharaan serta penghapusan (FKM-UI,2002)
Dari kedua pengertian tersebut diatas maka dapat disimpulkan inventarisasi logistik rumah sakit adalah merupakan kegiatan untuk memperoleh data atas seluruh logistik yang dimiliki oleh rumah sakit, yang harus tertib administrasi guna mendukung proses pengendalian dan pengawasan logistik dalam upaya pencapaian tujuan.
Manfaat Inventarisasi
Menurut Sanderson (2000) inventarisasi memiliki beberapa manfaat sebagai berikut:
a. Mencatat dan menghimpun data aset yang dikuasahi unit organisasi/ departemen.
b. Menyiapkan dan menyediakan bahan laporan pertanggungjawaban atas penguasaan dan pengelolaan aset organisasi/ negara.
c. Menyiapkan dan menyediakan bahan acuan untuk pengawasan aset organisasi atau negara.
d. Menyediakan informasi mengenai aset organisasi /negara yang dikuasahi departemen sebagai bahan untuk perencanaan kebutuhan, pengadaan dan pengelolaan perlengkapan departemen.
e. Menyediakan informasi tentang aset yang dikuasai departemen untuk menunjang perencanaan dan pelaksanaan tugas departemen.
Dasar Hukum
Untuk institusi pemerintahan baik pemerintahan pusat, pemerintah daerah dan militer, kegiatan iventarias telah diatur dalam satu kebijakan perundang-undangan sebagai dasar hukum dalam pengelolaan kekayaan/inventaris negara, yaitu :
a. Undang-Undang No.1 tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara.
b. Undang-undang No. 1 tentang Perbendaharaan Negara (Lembaran Negara tahun 2004 Nomor 5, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor : 4355)
c. Peraturan Pemerintah No. 6 tahun 2006 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara atau Daerah.
d. Inpres No.3 tahun 1971, tentang inventarisasi barang-barang/ kekayaan milik negara.
Organisasi Inventarisasi Barang Milik Negara
Sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 6 tahun 2006 organisasi yang terkait dengan Pengelolaan Barang Milik Negara atau Daerah adalah sebagai berikut :
a. Pembina Umum : Presiden, yang secara fungsional dilakukan oleh menteri keuangan yang selanjutnya dilimphkan kepada Direktur Jendral Moneter.
b. Pembina Barang Inventarisasi : Menteri
c. Penguasaan Barang Inventaris : Semua Eselon I, dan Kakanwil (Pembantu penguasaan).
d. Unit Pengurusan Barang : Kantor atau satuan kerja.
e. Penanggungjawab Pengawas Barang : Kepala kantor( = Kuasa materi/ barang).
f. Bendahara Materiil/ barang : yaitu orang yang karena negara ditugasi menerima, menyimpan dan mengeluarkan barang atas perintah Kuasa Barang. Pada umumnya bendahara material adalah penguasa gudang.
Keunikan Inventaris Rumah Sakit
Pendekatan inventaris rumah sakit berbeda dengan perusahaan manufaktur dan retail. Pada perusahaan manufaktur sering memiliki perbedaan tingkatan inventaris, semua barang yang ada hingga produk tersebut terjual. Berbagai tingkatan tersebut meliputi bahan mentah, pekerjaan yang sedang berproses dan barang yang sudah terselesaikan. Sedangkan pada retail memiliki satu jenis barang inventaris yang tersedia untuk dijual (Sanderson, 2000).
Inventarisasi di rumah sakit bersifat unik dan tidak konsisten karena adanya 2 macam jenis inventaris yaitu inventaris resmi dan inventaris tidak resmi melalui lembaga-lembaga di dalamnya. Inventaris resmi adalah jenis invetaris yang dijaga di bagian gudang pusat, bagian makanan, bagian farmasi dan koperasi. Inventaris ini dikeluarkan atau didistribusikan pada unit pemakai. Inventaris yang tidak resmi adalah barang stok yang dijaga oleh bagian laboratorium, unit perawatan dll, yang tersedia untuk siap digunakan namun tidak diawasi dan dikontrol oleh bagian inventaris formal manapun dan barang itu dibeli langsung untuk digunakan oleh departemen tertentu. Seluruhnya dibelanjakan dalam pengeluaran atau diterima.
Seluruh pengeluaran terjadi secara bersamaan saat pengeluaran atau penerimaan, terjadi karena 1) Rumah Sakit tidak memandang bahwa inventaris tersebut tidak dipandang sebagai aset, namun sebagai tanggungan. 2) Rumah sakit dibayar kembali dengan biaya dasar oleh karenanya merupakan uatu kepentingan yang terbaik bagi rumah sakit untuk membelanjakan sebanyak mungkin, sesegera mungkin memastikan pelunasan biaya dan menjaga cash flow yang baik (Sanderson, 2000, Sabarguna 2005).
Klasifikasi, Nomor Kode Barang Dan Nomor Inventarisasi Barang
Untuk mempermudah pencatatan logistik, sekaligus mempermudah pengenalan maupun pengklasifikasian logistik yang dimiliki organisasi harus dikelompokkan atau digolongkan menurut jenisnya. Pada dasarnya penggolongan atas barang-barang dalam organisasi tergantung pada jenis usaha dan kegiatan operasional organisasi tersebut. Dengan demikian, setiap organisasi memiliki kebebasan melakukan pengelompokan atas barang-barang yang dimilikinya, tetapi tetap berpedoman pada orientasi guna mempermudah dalam pengenalan, pengewasan dan keselamatan dan keanmanan logistik.
Sasaran inventarisasi adalah semua barang milik organisasi atau negara yang dibeli, di dapat, dihasilkan baik secara sebagian maupun keseluruhan melalui APBN/D atau diperoleh di luar APBN/D sesuai peraturan perundangan yang berlaku (Hendrato, 2005) dan Dwiantara & Sumarto (2005).
Pada dasarnya barang-barang logistik yang dilakukan inventarisasi terdiri dari 2 jenis yaitu :
- Barang Habis Pakai / BHP : adalah barang berwujud, yang biasanya habis dikonsumsi dalam satu atau beberapa kali pemakaian, atau umur ekonomisnya dalam kondisi pemakaian normal kurang dari satu tahun. (bahan makanan, bahan farmasi, suku cadang dan listrik, BBM dll)
- Barang tetap (barang-barang yang umur pakai/ teknisnya lebih dari satu tahun meliputi : 1) Barang tidak bergerak (tanah, bangunan), 2) Barang bergerak (Kendaraan, peralatan besar, peralatan laboratorium) dan 3) Barang persediaan (barang yang ada di dalam gudang dan tempat penyimpanan lainya)
Sedangkan menurut Sabarguna (2005) logistik rumah sakit dibagi dalam 3 klasifikasi dalam tabel berikut.
Tabel 2.1 Klasifikasi Logistik Utama Rumah Sakit
| No. | Jenis Logistik | Uraian |
| 1. 2. 3. | Farmasi Rumah Sakit Logistik Non Medis Dapur | Obat-obatan, alat-alat kesehatan dan bahan non medis yang terkait langsung seperti kertas EKG, film rongent dll. Alat tulis kantor (ATK), alat listrik dll. Makanan basah dan kering. |
Untuk mempermudah dalam pengenalan, pencatatan barang, dan pengendalian barang, tiap jenis barang harus memiliki nomor kode barang. Nomor kode barang diperoleh dari proses pengklasifikasian dan penomoran klasifikasi barang tersebut. Kegiatan tersebut dimulai dari penggolongan barang berdasarkan jenisnya yang kemudian diberi nomor jenis barang. Setelah itu masing-masing jenis barang, dibagi atas kelompok-kelompok barang yang tercakup di dalamnya. Kemudian, masing-masing kelompok barang tersebut harus pula diberi nomor (Nomor kelompok barang). Berikut ini contoh penomoran barang menurut jenis (nomor jenis) dan kelompok barang (nomor kelompok) yang diambil dari penomoran barang di rumah sakit.
Khusus untuk barang-barang tahan lama, untuk mempermudah dalam pemantauan dan pengawasan/ pengendalian logistik penting diberi Nomor invebtaris barang. Sehubungan dengan hal tersebut, pedoman pokok dalam pemberian nomor inventaris barang harus sampai pada penomoran barang yang bersifat spesifik, maksudnya penomoran barang tersebut harus sampai menunjuk pada satu buah barang tertentu. Dengan demikian dalam pemberian nomor inventaris barang mulai dari pegelompokan barang sampai pemberian nomor urut barang
Adapun cara pemberian dan penulisan nomor inventaris barang tersebut adalah dengan urutan sebagai berikut: nomor jenis barang,nomor kelompok barang, nomor urut barang/ kode unit kerja/ kode institusi/ tahun inventarisasi.
Tabel 2.2 Pegelompokan barang dan penomorannya.
| Nomor Jenis Barang | Jenis Barang | Nomor Kelompok | Kelompok Barang |
| 01 | Barang Perawatan | 01 02 03 04 …. | Kain Sprei Selimut Sarung bantal/ guling … |
| 02 | Alat Rumah Tangga | 01 02 03 04 … | Alat makan Alat minum Alat dapur Alat kebersihan ….. |
| 03 | Alat Tulis dan Kantor | 01 02 03 04 … | Buku pendaftaran Kuitansi Nota pembayaran Buku/ formulir …. |
| 04 | Perabot Kantor | 01 02 03 04 … | Meja Kursi Lemari Lemari arsip …. |
| 05 | Barang Bahan Cucian | 01 02 03 … | Bahan cair Bahan bubuk Bahan batangan … |
| 06 | Barang Pemeliharaan suku cadang dan Listrik | 01 02 03 04 … | Kuas Kertas gosok Pipa Keni … |
Teknik Inventarisasi Barang dengan Kartu Barang
Tehnik inventarisasi barang dengan kartu barang adalah cara pencatatan barang dengan menggunakan kartu barang. Sedangkan kartu barang adalah suatu lembaran atau formulir yang berisi informasi suatu barang dan secara fisik dibuat dari kertas yang relatif tebal. Kartu barang sendiri dapat dibedakan atas kartu barang untuk barang habis pakai dan kartu barang untuk baranf tahan lama. Teknik inventarisasi barangpun berbeda anatara teknik inventarisasi untuk barang habis pakai dengan barang tahan lama. Informasi-informasi logistik yang berada di dalamnya pun berbeda antara kartu barang untuk barang habis pakai maupun barang tahan lama.
Tehnik inventarisasi logistik dengan kartu barang ini tidak sebatas untuk bagian bagian penggudangan ataupun bagian distribusi logistik, tetapi penting dilakukan oleh setiap unit kerja dalan organisasi untuk melakukan pengawasan dan pengendalian logistik, baik berkaitan dengan keberadaan, perubahan dan mutasi barang (masuk keluarnya logistik) dan sisa logistik yang ada, serta untuk mengetahui kondisi barang (baik, rusak ringan, rusak berat), maupun informasi yang lain (sumber barang, cara pengadaan barang, waktu pengadaan, harga, waktu pengecekan barang dan hasilnya, biaya operasional suatu peralatan yang telah dikeluarkan dan cara penyingkiran barang).
- Teknik Inventarisasi untuk barang Habis Pakai
Inventarisasi terhadap barang habis pakai dengan menggunakan system kartu barang lebih ditujukan pada upaya pemantauan persediaan barang, pengunaan barang, dan upaya menjaga kontinuitas kerja setiap unit kerja dalam suatu organisasi.
Adapun ketentuan inventarisasi barang habis pakai adalah sebagai berikut:
1) Setiap satu jenis barang dibuatkan satu kartu barang
2) Kartu barang disimpam dalam kotak atau file khusus, dan diurutkan secara alfabetis sesuai dengan nama barang.
3) Setiap ada perubahan jumlah logistik, baik karena adanya pemasukan barang maupun pengeluaran barang harus secepatnya dicatat
4) Setiap kartu barang harus dapat menunjukkan persediaan barang pada saat itu.
5) Untuk unit pemakai barang, setiap ada pemasukan barang harus disertai bukti penerimaan barang yang berupa bon pengeluaran barang atau surat penyerahan barang atau bon gudang ( Surat permintaan barang barang dari user kepada bagian gudang, juga sebagai surat penyerahan barang oleh bagian gudang kepada user) dari unit logistik/ gudang, dan harus dicatat tanggal penerimaan, rencana penggunaan, jumlah barang yang masuk, dan jumlah sisa barang. Sementara untuk setiap terjadi pengeluaran barang harus dicatat tanggal pengeluaran, jumlah barang yang dikeluarkan dan penggunaan barang, serta jumlah sisa barang.
6) Untuk unit penggudangan dan atau distribusi, setiap ada pemasukan barang harus disertai bukti pemasukan barang yang dapat berupa kuitansi, nota, surat pengantar barang, tanda terima, ataupun berita acara penyerahan/ serah terima barang.Disamping itu perlu dicatat tanggal masuk barang, sumber, jumlah dan total persediaan barang.Sementara untuk pengeluaran barang, harus juga disertai bukti pengeluaran barang yang dapat berupa surat penyerahan barang atau bon gudang dan harus dicatat tanggal pengeluaran barang, unit pemakai barang, jumlah barang yang dikeluarkan dan jumlah sisa barang setelah terjadi pengeluaran barang.
7) Setiap bukti pemasukan barang maupun bukti pengeluaran barang harus diberi nomor kode bukti yang diurutkan berdasarkan urutan kronologis transaksi maupun pengeluaran barang guna mempermudah untuk pengecekan barang. Nomor kode bukti tersebut harus ditulis secara jelas dan dapat dituliskan pada bagian atas kanan formulir bukti pemasukan dan pengeluran barang tersebut.
8) Bukti-bukti pemasukan barang disimpan dalam satu tempat atau map khusus yang berisi bukti-ti penerimaan logistik.
9) Bukti-bukti pengeluaran barang harus disimpan dalam tempat atau map khusus yang berisi bukti-bukti pengeluaran barang.
- Teknik inventarisasi untuk barang tahan lama
Inventarisasi barang untuk barang tahan lama dengan menggunakan sistem kartu barang ditujukan untuk kepentingan pemantauan atas keamanan dan keselamatan barang, biaya operasional barang, dan kondisi barang (Dwiantara & Sumarto, 2005).
Buku Induk Barang Inventaris, Buku Golongan barang Inventaris dan Daftar Inventaris Ruangan
Salah satu upaya untuk melakukan pengawasan/ pengendalian logistik, khususnya untuk barang-barang tahan lama melalui kegiatan inventarisasi barang dengan melakukan pembuatan buku induk inventarisasi barang. Buku golongan barang inventaris dan daftar inventaris ruangan. Dengan adanya beberapa buku tersebut, setiap saat dapat dilakukan pengecekan terhadap setiap barang yang ada.
Buku induk barang inventaris merupakan buku yang dipakai untuk mencatat semua barang inventaris tak habis pakai menurut tanggal penerimaannya. Informasi yang harus ada dalam buku induk barang inventaris adalah nomor urut, tanggal pembukuan, kode barang, nama barang, spesifikasi barang (merek, tipe dsbnya), jumlah, nama satuan, tahun pembuatan, asal barang, tanggal penyerahan, keadaan barang, harga dan keterangan lain. Pencatatan ke dalam buku induk barang inventaris dilakukan setelah proses pengadaan logistik dilakukan, atau secara khusus apabila pengadaan logistik dengan cara pembelian, berarti pencatatan dilakukan setelah proses pembelian selesai ataupun setelah terjadi penerimaan barang.
Dengan demikian, kegiatan pencatatan ini merupakan kelanjutan dari proses pengadaan logistik. Dalam kegiatan pencatatan barang inventaris ini harus disertakan bukti-bukti pengadaan logistik yang dapat berupa kuitansi, nota, faktur atau surat pengantar barang, tanda terima ataupun berita acara serah terima barang. Kolom-kolom buku induk barang inventaris sebagai berikut:
Buku golongan barang Inventaris adalah buku pembantu tempat mencatat barang inventari menurut golongan barang yang telah ditentukan. Data buku golongan barang inventaris diambil dari buku induk barang inventaris. Tiap golongan barang dicatat dalam satu buku tersendiri. Informasi yang harua tercantum dalam buku golongan barang inventaris, selain golongan barang inventaris dan kode jenis barang (bisa dengan angka atau huruf atau kombinasi angka dan huruf), adalah nomor urut , nomor urut buku induk, kode barang, nama barang, spesifikasi barang, jumlah, nama satuan, tahun pembuatan, keadaan barang, harga, lokasi dan keterangan. Kemudian untuk melakukan pemntauan dan pengendalian terhadap masing-masing barang yang tercantum dalam daftar buku golongan barang inventaris ini dapat dilakukan dengan tehnik inventarisasi barang dengan kartu barang sebagaimana telah dibahas diatas
0 komentar: